수발주 시스템 — 전화 · 팩스 · 카톡 주문을 한곳으로

수발주 시스템이란

수발주 시스템은 거래처가 넣는 발주(주문)와 공급사가 받는 수주를 온라인에서 주고받는 프로그램입니다. "B2B 주문 시스템", "온라인 발주 시스템", "거래처 주문 관리 프로그램"이라고도 부릅니다. 쇼핑몰 형태로 만들면 거래처는 쇼핑하듯 주문하고, 공급사는 주문 · 출고 · 정산을 한곳에서 처리합니다.

전화 · 팩스 · 카톡 주문의 문제

• 품번 · 수량을 받아 적다가 틀리고, 누가 언제 받았는지 기록이 남지 않습니다
• 담당자가 쉬면 그 거래처 주문이 멈춥니다
• 거래처마다 다른 단가를 매번 엑셀에서 찾아야 합니다
• 재고가 없는 상품을 주문받고 나중에 다시 전화합니다
• 월말에 주문 · 출고 · 입금을 맞추느라 며칠이 걸립니다

수발주 시스템에 필요한 기능

1. 1거래처별 단가가 로그인하면 자동으로 보이기
2. 2품번과 수량을 붙여넣는 빠른주문, 엑셀 주문
3. 3지난 주문 다시 담기 · 정기 발주
4. 4최소 주문 수량 · 박스 배수 자동 보정, 재고 표시
5. 5주문 접수 → 출고 → 송장 → 배송 완료 알림톡
6. 6여신 한도 초과 · 특가 주문 승인
7. 7거래명세서 · 세금계산서 · 거래처 원장
8. 8영업사원이 전화로 받은 주문을 대신 넣는 대리주문

엑셀 발주서를 그대로 받을 수 있나

거래처가 이미 쓰는 엑셀 발주서가 있다면 품번과 수량 열만 맞춰 올리게 하면 됩니다. 올린 뒤 미리보기에서 없는 품번 · 최소 수량 미달 같은 오류 줄을 먼저 보여 주고, 고친 다음 주문하게 하면 주문 정정이 줄어듭니다.

도입 순서

1. 1자주 주문하는 거래처 몇 곳으로 먼저 시작합니다
2. 2그 거래처의 지난 주문을 재주문 목록에 넣어 둡니다
3. 3전화가 오면 "쇼핑몰에 이미 넣어 두었습니다"라고 안내하며 습관을 바꿉니다
4. 4잘 되면 나머지 거래처를 엑셀로 한 번에 올리고 가입 링크를 보냅니다

발주하는 쪽(거래처)이 편해야 성공합니다

수발주 시스템은 공급사 업무를 줄이려고 들이지만, 실제로 쓰는 사람은 거래처입니다. 거래처 입장에서 전화 한 통보다 편해야 바뀝니다.

• 로그인하면 자주 사는 품목이 먼저 보이게
• 지난주 주문을 버튼 하나로 다시 담게
• 품번 · 수량을 메모장에서 복사해 붙여넣으면 끝나게
• 휴대폰에서 같은 기능을 쓰게
• 주문이 접수됐는지, 언제 출고되는지 알림톡으로 알려 주게

수발주 시스템 도입 효과를 확인하는 숫자

• 전체 주문 중 온라인 주문 비율
• 주문 1건 처리에 드는 시간 (접수 → 출고 지시)
• 주문 정정 · 오배송 건수
• 월말 마감에 걸리는 날짜

도입 전에 이 숫자를 한 번 적어 두면 3개월 뒤 효과를 비교할 수 있습니다.

ERP와 함께 쓰기

수발주 시스템에 들어온 주문이 ERP에 수주 · 매출로 자동으로 넘어가면 같은 내용을 두 번 입력하지 않아도 됩니다. 네뷸라 커머스는 그로스 요금제부터 Open API · 웹훅으로 주문 · 입금 이벤트를 사내 시스템에 바로 넘길 수 있고, 주문 · 거래처는 엑셀로도 내려받을 수 있습니다. 네뷸라 ERP · 더존 · 이카운트 바로 연동은 준비 중입니다.